旅費の余剰金・返金の処理方法｜概算払い後の残額・キャンセル時の会計処理

旅費の概算払いとは｜前払いの仕組みと会計処理

旅費の概算払いとは、出張前に予想される旅費・宿泊費・日当等の概算額を従業員に前払いする仕組みです。出張後に実際の費用と精算し、余剰金は返金、不足分は追加精算します。

概算払いの会計処理

概算払いの会計処理は以下の流れで行います。

①概算払い時の仕訳

（借方）仮払金　100,000円 ／ （貸方）現金・預金　100,000円
      

前払いした金額は「仮払金」として資産に計上します。この時点では費用（旅費交通費等）は計上しません。

②精算時の仕訳（実費が概算払いより少ない場合）

（借方）旅費交通費　80,000円 ／ （貸方）仮払金　100,000円
（借方）現金・預金　20,000円

※余剰金20,000円を従業員から返金受領
      

③精算時の仕訳（実費が概算払いより多い場合）

（借方）旅費交通費　120,000円 ／ （貸方）仮払金　100,000円
　　　　　　　　　　　　　　　　　（貸方）現金・預金　20,000円

※不足分20,000円を従業員へ追加支払い
      

概算払いの注意点

概算払いは便利な制度ですが、以下の点に注意が必要です。

• 仮払金の管理：精算されないまま仮払金が残留するケースがある。月次で仮払金残高を確認する
• 複数の出張を重ねる場合：前回の概算払いを精算しないまま次の概算払いをするケースは避ける
• 退職者の仮払金：退職時に未精算の仮払金がある場合、退職金・最終給与から差し引く手続きを旅費規程に規定しておく

概算払いした旅費の余剰金処理

概算払いした旅費に余剰金（使い残し）が発生した場合の処理方法を詳しく解説します。

余剰金の処理方法①：現金返金

最もシンプルな方法は、余剰金を現金で会社に返金させる方法です。

精算時に従業員が余剰金を経理担当者に現金で返金します。会社側の仕訳は上述の通り「（借方）現金・預金 ／（貸方）旅費交通費（または仮払金の取り崩し）」です。

返金の受領時には「領収書」を会社側が発行するか、「返金精算書」を作成して両者がサインした上で保管することが重要です。現金の授受に際して記録を残すことは内部統制上も重要です。

余剰金の処理方法②：次回出張への充当

余剰金を返金せず、次回の出張時の仮払金に充当する方法もあります。この場合、余剰金は引き続き「仮払金」として計上し、次回出張の精算時に使用します。

ただし、この方法は仮払金の管理が複雑になるため、旅費規程に「充当ルール」を明記し、複数の仮払金が重複しないよう管理することが重要です。

余剰金の処理方法③：給与との相殺（非推奨）

余剰金を給与から天引きする方法は、労働基準法の賃金全額払いの原則（第24条）との関係から問題になる場合があります。ただし、従業員の書面による同意がある場合は相殺が認められる場合もあります。実務上は返金を基本とし、本人の希望がある場合のみ給与相殺を認める形で運用することが安全です。

余剰金が小額の場合の処理

余剰金が100円や500円等の小額の場合、返金の手間（現金授受・記録）がコストを上回るケースがあります。このような場合、旅費規程に「○○円以下の余剰金は次回精算への充当とする」という規定を設けることで、実務の煩雑さを解消できます。

宿泊がキャンセルになった場合の会計処理

出張時の宿泊がキャンセルになった場合、会計処理はキャンセルのタイミング・キャンセル料の発生の有無によって異なります。

キャンセル料なしの場合

宿泊をキャンセルしてキャンセル料が発生しなかった場合、会社が前払いしていた宿泊費が返金されます。

会社がホテルに宿泊費を前払いしていた場合：

前払い時：（借方）前払費用　15,000円 ／ （貸方）現金・預金　15,000円
キャンセル返金時：（借方）現金・預金　15,000円 ／ （貸方）前払費用　15,000円
      

従業員が個人的に予約・前払いし、後から精算する予定だった場合：

キャンセル確定時：精算書の宿泊費欄を「0円」または「キャンセルのため不要」と記載
（会社への精算請求なし）
      

キャンセル料が発生した場合

キャンセルのタイミングによってはキャンセル料が発生します。このキャンセル料の会計処理は、キャンセルの原因によって異なります。

業務上の都合でキャンセルした場合：キャンセル料は会社の業務上の損失として「雑損失」または「旅費交通費」に計上します。

（借方）雑損失（キャンセル料）　3,000円 ／ （貸方）現金・預金　3,000円
（借方）現金・預金　12,000円 ／（貸方）前払費用　15,000円
      

従業員の個人的な都合でキャンセルした場合：キャンセル料を従業員が負担すべきケースでは、会社が一時的に立替え、後日従業員から徴収するか給与から控除します（従業員の同意が必要）。

日当の取り扱い（宿泊なしに変更）

宿泊出張が日帰りに変更になった場合、日当は「宿泊出張日当」ではなく「日帰り出張日当」に変更する必要があります。この場合、差額を精算します。

例：宿泊日当5,000円を概算払い → 日帰りに変更 → 日帰り日当3,000円に修正 → 差額2,000円を返金

前払い交通費のキャンセル返金の会計処理

新幹線・航空券等の交通費を事前購入していた場合のキャンセル処理について解説します。

新幹線チケットのキャンセル

新幹線指定席券のキャンセルは、列車出発日の前日・当日によってキャンセル料（手数料）が異なります。

• 出発前日までのキャンセル：手数料220円（指定席料金のみ）
• 出発当日のキャンセル（出発前）：指定席料金の30%
• 出発後のキャンセル：払い戻し不可

会社がチケットを購入していた場合の仕訳：

購入時：（借方）前払費用　28,960円 ／ （貸方）現金・預金　28,960円
払戻時：（借方）現金・預金　28,740円 ／ （貸方）前払費用　28,960円
         (借方）旅費交通費（手数料）　220円
      

航空券のキャンセル

LCC・割引航空券はキャンセル不可または高額のキャンセル料が発生することが多いです。正規料金の航空券は比較的キャンセルしやすいですが、フライト直前のキャンセルは100%のキャンセル料が発生することもあります。

キャンセル料が発生した場合は業務上の都合であれば「旅費交通費」または「雑損失」に計上します。

EX予約（スマートEX・エクスプレス予約）のキャンセル

EX予約はオンラインでのキャンセルが可能で、キャンセル返金も自動的に登録クレジットカードへ返金されます。キャンセル手数料は紙のチケットと同様です。

クレジットカード払いの場合のキャンセル処理：

購入時：（借方）前払費用　28,960円 ／ （貸方）未払金（クレジットカード）　28,960円
キャンセル返金（クレジットカードへの返金）：
（借方）未払金　28,740円 ／ （貸方）前払費用　28,960円
（借方）旅費交通費（手数料）　220円
      

出張中止になった場合の旅費（既払い分）の処理

出張が中止になった場合（得意先都合・自然災害・感染症等による中止）、既に支払った旅費の処理をどう行うかを解説します。

出張中止の理由別処理方針

①会社都合での中止（プロジェクト中止・担当変更等）

会社都合での出張中止の場合、キャンセル費用（キャンセル料・手数料）は会社が全額負担します。キャンセル料は「旅費交通費」または「雑損失」に計上します。

②顧客都合での中止

顧客（得意先）の都合による出張中止で、キャンセル料が発生した場合、状況によっては顧客に費用負担を求めることができます。顧客への請求が可能な場合は「売掛金」として計上します。顧客への請求が困難な場合は会社で「雑損失」として処理します。

③自然災害・感染症等の不可抗力による中止

自然災害・交通機関の運休・感染症による外出自粛等の不可抗力による中止の場合、多くのホテル・航空会社・鉄道会社がキャンセル料の免除対応を行います。免除される場合は返金処理のみ、免除されない場合は会社で「雑損失」として処理します。

出張中止時に日当を支給できるか

出張が中止になり、実際に出張しなかった場合は日当を支給できません。日当は「出張中の実費補塡」を目的とするものであり、出張が行われなければ支給根拠がないためです。ただし、出張のために移動を開始した後（例：新幹線に乗った後）に出張が取り消しになった場合、移動した部分に対する日当（半日分等）を規程で定めることが可能です。

余剰金の返金期限を旅費規程に規定する方法

余剰金の返金期限を旅費規程に明記することで、仮払金の未精算残留を防ぎ、内部統制を強化できます。

返金期限の設定の実例

旅費規程への返金期限の記載例は以下の通りです。

第○条（概算払いの精算期限）
1. 概算払いを受けた従業員・役員は、帰社後5営業日以内に旅費精算書を提出し、余剰金を返金しなければならない。
2. 正当な理由なく精算が期限を超える場合、会社は給与支払い時に余剰金相当額を控除することができる。ただし、控除を行う場合は事前に書面で本人の同意を得る。
3. 出張キャンセル・中止が生じた場合は、事由発生から3営業日以内に精算書を提出し、概算払い全額（キャンセル料等が発生した場合は控除後の金額）を返金すること。

精算期限の管理方法

精算期限の遵守を管理するために、以下の仕組みを整備することが推奨されます。

• 概算払い台帳（誰にいつ・いくら概算払いしたかを記録）の作成
• 精算期限を過ぎた仮払金の月次確認と督促
• 旅費精算システム（TAXAVEなど）での仮払金残高の自動アラート

TAXAVEでの過払い・返金管理

TAXAVEでは、旅費の概算払い・余剰金・返金を一元的に管理できます。

仮払金・精算の一元管理

概算払いの申請・承認・精算・余剰金返金の全プロセスをTAXAVE上で管理できます。仮払金の残高状況がリアルタイムで確認でき、精算期限切れの仮払金についてはアラート通知が送られます。

キャンセル精算の処理

出張がキャンセルになった場合、TAXAVEのキャンセル精算機能でキャンセル料・返金額を入力するだけで会計仕訳データが自動生成されます。キャンセルの理由（会社都合・顧客都合・不可抗力）を選択することで、適切な会計科目への仕訳が自動で行われます。

返金管理のレポート機能

月次・年次での余剰金返金状況のレポートを自動生成できます。余剰金の発生が多い部署・従業員を特定し、概算払い金額の最適化（実態に合った概算払い金額への調整）に活用できます。

TAXAVEを導入した企業（従業員80名規模の製造業）では、仮払金の未精算残留額が月平均45万円から8万円に削減（約82%削減）された事例があります。月額4,500円の投資で大きな内部統制効果を実現できます。